19 établissements au total, répartis sur trois départements. Autant dire que le GHT Drôme-Ardèche-Vercors né en janvier 2023 de la réunion de deux GHT (Rhône Vercors Vivarais et Sud Drôme Ardèche) figure au palmarès des plus grands groupements hospitaliers du pays. Son enveloppe achat atteint environ 260 millions d’euros, produits hôteliers et produits de santé confondus.
Pour la fonction achat mutualisée, c’est un peu bis repetita. Comme en 2018, il faut se réorganiser et faire converger tous les marchés. D’autant que les deux GHT avaient une approche et une culture achat très différentes. Au nord, avec Valence comme établissement support, le choix de la centralisation avec une FAM de 10,5 ETP. Au sud, autour du CH de Montélimar, plus de liberté d’action et une équipe de 2,4 ETP.
Feu vert pour la nouvelle organisation juste avant Noël
Le comité stratégique du super GHT demande qu’une proposition de fonctionnement soit étudiée, en prenant tout ce qui était positif dans chacun des groupements d’origine. Et en préservant l’autonomie dont bénéficiaient les établissements de la partie méridionale. La nouvelle organisation reçoit le feu vert, juste avant Noël dernier. Trois mois plus tard, acheteurs et référents achat se retrouvent en chair et en os à l’occasion de la première convention de la FAM.
De quoi « créer du lien » entre des équipes éparpillées sur un vaste périmètre. Pas moins de deux heures de route séparent par exemple le CH Cévennes ardéchoise, au sud-ouest, du CHI Vercors Isère, au nord-est. L’opportunité aussi de motiver les troupes. « Les achats sont un enjeu majeur pour les établissements. Ils ont un rôle à jouer pour la bonne santé des établissements et pour leur bon fonctionnement. Les acheteurs participent à la prise en charge des patients », a rappelé Christophe Benoit, directeur des achats du GHT.
Libérer du temps pour dégager de la plus-value
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Le chef d’orchestre de la FAM a aussi donné le « la » : toutes les procédures d’achat seront resynchronisées dans le cadre fixé par le « costrat » du GHT. Autrement dit « un recours massif aux centrales d’achat et aux groupements de commande, afin de libérer du temps et de dégager de la plus-value dans les domaines de l’achat complexe, de l’innovation et de l’achat responsable », a résumé Christophe Benoit. Un Spaser va d’ailleurs être mis sur les rails. Parution programmée en mars 2026.
« Tout cela ne fonctionnera que si tout le monde prend sa place dans cette chaîne de l’achat », a insisté le directeur des achats. « Cette journée est importante parce que nous voulons mettre en place un réseau. Vous êtes ici chez vous. C’est votre FAM » », a renchéri Dominique Del-Jultat, responsable des achats du GHT.
Se familiariser avec les procédures et les outils partagés
Mettre au diapason 19 établissements n’est pas une mince affaire. Ne serait-ce que de recueillir les données. Pas moins de huit GEF différents cohabitent dans le nouveau GHT. La collecte des besoins est aussi un travail de Romain. 670 besoins ont déjà été comptabilisés par l’outil Silex. La nécessaire cohésion passe par l’appropriation d’un processus d’achat commun, présenté, de manière didactique, par Dominique Del-Jultat. De l’expression du besoin, matérialisée par une fiche à remplir, jusqu’au lancement de la consultation, en passant par les étapes de sourcing, de benchmarking, le tour de table pour étudier les opportunités de mutualisation, l’ingénierie contractuelle, le circuit de validation…
Les établissements parties conservent une marge de manœuvre. Sous 40 000 euros, les achats de proximité demeurent possibles. Dans le cadre fixé par la commande publique, évidemment. Car ce seuil se calcule par famille homogène à l’échelle du GHT, n’a pas manqué de rappeler Dominique Del-Jultat. Le déploiement de la nouvelle organisation prendra du temps, ont admis les responsables de la FAM. Pour aider les référents achats à s’y retrouver, un « guichet unique » – une messagerie et un accueil téléphone accessible le matin – a été ouvert.
Lancement d’une newsletter en février
« Il faut faire preuve de pédagogie et assurer la conduite du changement, convaincre les directions par de petites victoires afin d’obtenir leur soutien et emmener les équipes », a confié Christophe Benoit. Le directeur est convaincu que la réussite passe aussi par la communication et faire savoir le savoir-faire. Et ce n’est pas un hasard si, depuis le mois de février, la FAM édite une newsletter.
Déjà popularisés grâce à un trombinoscope (lire notre article du 11 septembre 2023), les membres de l’équipe – responsable de la cellule marchés, contrôleuse de gestion, acheteurs avec leurs spécialités, assistantes achat – ont de nouveau été présentés un par un, avec leurs champs de compétence respectifs. Une reconnaissance dans tous les sens du terme.
