« Notre principale fierté avec ma responsable des achats (Sonia Baali, NDR), c’est la montée en compétence et la professionnalisation de l’équipe », retient Bertrand Lignon, directeur des moyens opérationnels du CH Auch, lorsqu’il regarde dans le rétroviseur. Fin 2021, en provenance du CHU de Toulouse, les deux mousquetaires arrivent dans la cité où se dresse la statue de d’Artagnan. Ingénieur de formation, Bertrand Lignon dispose d’une double casquette achat/technique (lire notre article du 14 mars 2022 ). Sonia Baali est également une juriste-acheteur et spécialiste des achats travaux. La direction générale a la volonté de faire monter en gamme la fonction achat.
L’état des lieux permet d’identifier les marges de progrès. Le service s’appelle encore « économat », bien que le l’enveloppe achat atteigne environ 11,5 millions d’euros (hors pharmacie & laboratoire). Et il ne centralise pas encore tous les achats (des services prescripteurs achètent en direct). Lorsqu’elles sont adressées aux acheteurs, les demandes parviennent par différents canaux et sans validation préalable. Le taux de commandes hors marché atteint près de 80 %. La définition des besoins n’est pas systématique. Et le suivi fournisseurs, notamment le respect des délais, demeure embryonnaire.
Cartographie, matrice des risques et charte déontologique
Informatiquement, ce n’est pas mieux. Les marchés existants ne sont pas créées dans la GEF. Résultat, rien ne permet de faire des requêtes, d’établir un suivi automatique des échéances à venir, ou de calculer les gains. Enfin, les agents de l’équipe des achats, dont la charge de travail n’est pas programmée, n’ont pas de fiche de poste.
Peu importe, les nouveaux venus se retroussent les manches. À partir du printemps 2022, changement de décor. Les achats sont cartographiés afin de permettre à chaque gestionnaire de se recentrer sur son portefeuille et de piloter ses échéances. Des processus sont formalisés pour apporter rigueur et traçabilité. Les différentes phases de la définition du besoin (émergence, rédaction de la demande, réception, qualification du besoin, vérification du budget, opportunité de mutualisation, validation, lancement du processus achat), sont inventoriées dans un document. Pour chaque étape la finalité, les acteurs et le service pilote sont précisés. Une matrice des risques et une charte déontologique de la fonction achat sont rédigées.
Remontada en un temps record
Un suivi rapproché d’indicateurs permet d’évaluer la performance achat du service et d’en assurer le reporting. Un guichet unique fait son apparition : toutes les demandes d’achat doivent être transmises à une adresse mél. Pour sécuriser les consultations, un document type, conforme juridiquement, est élaboré, utilisable dès le premier euro. Les bons de commande sont dématérialisés, accompagnés d’une signature électronique. L’achat responsable prend une nouvelle ampleur avec une réflexion systématique pour chaque marché.
Plusieurs objectifs sont assignés aux quatre gestionnaires marchés : taux de couverture de marché par portefeuille, rationalisation des commandes et factures, suivi rapproché du top 3 fournisseurs… Cette réorganisation de fond en comble s’accompagne de formations juridiques et achat, que dispense Sonia Baali.
Des chiffres expriment cette « remontada », effectuée en un temps record et récompensée par un Trophée achat logistique en décembre dernier. Descendue à 53 % en 2022, la proportion de hors-marché a encore dégringolé à 23 % en 2023. Le suivi des gains affiche 1,640 million pour l’année 2022 à l’échelle du GHT. 3,2 millions en 2023 (énergie compris).
Un outil de ticketing à venir
Bertrand Lignon
Après avoir couché noir sur blanc à l’automne dernier les sept axes de la politique achat du GHT, l’équipe auscitaine continue d’améliorer les choses au quotidien. « A l’image de la commission d’équipements médicaux, où les médecins et notre responsable biomédical élaborent les besoins, nous avons créé une commission d’équipements non médicaux. Pour, avec les cadres de soins, prioriser et mutualiser les besoins par exemple de lits, de mobilier ou encore de fauteuils roulants », illustre Bertrand Lignon. Dans la même logique, le guichet unique, pour l’instant matérialisé par une adresse mél, devrait passer un cap grâce à un outil de ticketing, permettant un suivi plus aisé.
Cependant, rien n’est jamais gagné. Aussi bien dans l’établissement qu’à l’intérieur du GHT. Il faut régulièrement rappeler aux prescripteurs qu’il existe désormais une méthode de travail et des processus à respecter. Et qu’il ne sert à rien d’envoyer une demande accompagnée de devis en réclamant les produits pour la semaine suivante. « C’est un travail permanent au quotidien et cela nous prend beaucoup d’énergie », admet Bertrand Lignon. Lequel, début avril, rejoindra le CH de Carcassonne pour un nouveau challenge.
