« Il y a encore dix ans, nous publiions moins de cinq annonces par an. Mais avec un chiffre désormais multiplié par douze, exigeant à chaque fois quatre saisies de publications différentes et générant près d’un millier de CV à classer, le traitement manuel de nos recrutements était carrément devenu ingérable. Il nous fallait donc absolument changer de process », explique Karine David, responsable du secteur « Effectifs » au service RH du centre hospitalier de Cholet.
Simple d’utilisation
Il y a six mois, l’établissement choisit ainsi de troquer ses fichiers Excel contre un logiciel de gestion de recrutement et de mobilité accessible via internet (mode SaaS) et contractualise, via le Resah, avec la plateforme Mstaff dédiée au secteur de la santé. La digitalisation se fait dans le cadre d’un achat groupé avec le GHT du Maine-et-Loire, construit autour d’exigences bien priorisées. « La première portait sur la fonctionnalité de la plateforme en question, dont l’utilisation s’est justement avérée très intuitive », détaille la professionnelle.
Le coût de la solution a ensuite joué en faveur du prestataire, « un engagement financier forfaitisé en fonction de la dimension du site et de son nombre d’ETP, ouvrant droit à un nombre illimité d’annonces et recrutements par établissement », précise-t-elle. Enfin, « disposer d’une page de présentation de l’établissement pour y valoriser notre marque employeur (actualités du site, photos, vidéos…) a également pesé dans la balance. »
Des gains de temps et de qualité
Mise en place au printemps 2023, la solution ATS (pour Application Tracking System) de l’entreprise Hublo tient ses promesses d’optimisation. Fini les CV à imprimer comme les saisies à opérer : « FHF, Pole Emploi, Indeed, Place de l’emploi public, Emploi Soignant… Nos offres sont désormais visibles d’un clic sur tous les jobboards nationaux spécialisés et, à notre demande, nous devrions aussi pouvoir bientôt le faire avec certains médias locaux », souligne Karine David.
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Le gain de temps est appréciable : « jusqu’à une demi-journée par semaine récupérée au profit de tâches plus valorisantes », soutient la responsable des recrutements qui poursuit : « En fluidifiant les procédures entre les directions fonctionnelles et les RH, Mstaff nous a aussi permis de gagner en vitesse – notamment sur les recrutements administratifs, logistiques et techniques – et d’assurer un bien meilleur suivi des entretiens via l’espace candidat. » Enfin, l’établissement dispose désormais d’une vision globale centralisée des candidatures reçues, classées par métier et tracées au sein d’une CVthèque qu’il est devenu aisé de se partager en quelques clics.
Dès 10 recrutements par an
Last but not least, la qualité des relations nouées avec Mstaff s’affiche aussi à la liste des plus-values. Car si des évolutions restent toujours nécessaires – amélioration de performances ici, davantage de pictogrammes là – des points d’étape bimestriels permettent de se placer dans une démarche d’amélioration continue pour coller au plus près des besoins.
« Depuis le paramétrage de la solution, qui contraint toujours à reconsidérer certains de ses anciens process, jusqu’à l’utilisation quotidienne de la plateforme, le fournisseur sait se faire présent pour accompagner, transmettre son expertise et, si nécessaire, ajuster son produit », indique Karine David. Sans compter ses propres évolutions, attendues dans l’année et destinées à mieux outiller les équipes RH face aux tensions du secteur. Avec déjà plus de 200 établissements à son actif allant du CHU à l’Ehpad, Mstaff prouve ainsi l’adaptabilité et l’attractivité de sa solution qui, dès dix recrutements annuels, s’adresse bien à tous les services RH désireux d’échanger « l’aversion papier » contre la version digitale.
