« Vous avez envie d’améliorer vos pratiques et vos organisations en matière d’achat, d’approvisionnement et de logistique ? Vous avez envie que « vos irritants du quotidien » soient mieux identifiés et réglés ensemble ? » En décembre 2022, la DAL du groupe hospitalier Bretagne sud (GHBS) lance un appel à candidatures auprès des services pour un projet pilote. Son objet : lister tous les tracas quotidiens et chercher collectivement une solution, en faisant le point à intervalle régulier tout au long d’un semestre.
Jérôme Meunier, directeur des achats et de la logistique, en a eu l’idée après avoir participé à un « appui terrain » RSE de l’ANAP. « Je me suis dit : pourquoi ne pas appliquer ce type de dispositif au sein de notre établissement afin d’échanger et de régler les problèmes ensemble. On l’a appelé « Avec vous », ce qui symbolise l’état d’esprit. » La démarche se moule dans la philosophie de la DAL, marquée par une « relation clients-fournisseurs et une culture d’amélioration continue. »
Écouter les retours terrain
Le pôle Femmes Mère Enfant (PFME) se porte volontaire. À la fois brainstorming et phase d’écoute, la première rencontre se déroule le 10 février. Le PFME prépare soigneusement la réunion. Six professionnelles (cadre de proximité, sage-femmes, puéricultrice, auxiliaire de puériculture…) venues de différents services (maternité, bloc naissance, gynécologie, néonatalité) accompagnent Pascale Le Du-Plougastel, la cadre supérieure des soins. Elles évoquent plusieurs points noirs devant les représentants de la DAL : Jérôme Meunier, Pascal Herviou, ingénieur logistique, et trois acheteuses.
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En tête de gondole, le caractère peu convivial et peu intuitif du logiciel de commandes. « Quand on a fait une manipulation en direct, tout le monde s’est rendu compte de la complexité du processus », témoigne Pascale Le Du-Plougastel. La commande en urgence figure également au menu. « Elle est honorée s’il y a un stock sur place. Dans le cas contraire, nous n’avons pas forcément d’accusé de réception pour nous signaler que le nécessaire a été fait, et que le produit sera fourni dans 24 ou 36 heures. Résultat : le lendemain, s’il n’y a pas de transmission, la sage-femme chargée de la logistique refera une commande en urgence. Résultat : double stock », résume la cadre supérieure de soins.
Premiers remèdes
Le PFME signale les contrariétés liées à la réception des livraisons d’équipements, à l’image de fauteuils ou de pèse-bébés. « Les matériels pouvaient être installés sans que le cadre en soit informé. Ce qui ne permettait pas de retrouver leur trace, sauf à inspecter toutes les pièces et toutes les chambres, et de suivre notre plan d’équipements. Il arrivait donc que l’on recommande les mêmes produits », explique Pascale Le Du-Plougastel. Le déconditionnement de certains produits, le maniement des douchettes dans les réserves, ou l’installation d’une imprimante au bloc naissance sont également abordés.
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Plusieurs remèdes sont trouvés. La DAL prend l’engagement de rédiger un manuel utilisateur concernant le logiciel de commandes et d’accompagner les futures utilisations. Début mars, Pascal Herviou passe un après-midi aux côtés des sage-femmes du bloc naissance pour mieux se rendre compte et apporter son aide. Lors de la livraison d’un équipement, le bon de commande doit désormais être impérativement paraphé par un cadre. « Cela peut paraître anecdotique de loin, mais cela va faciliter le travail au quotidien », juge Jérôme Meunier.
Objectif : deux services par an
« La DAL était à l’écoute. Et nos agents ont pu s’exprimer. Elles sont ressorties très satisfaites. C’était très important pour elles de pouvoir dialoguer sans intermédiaire avec le directeur. Je ne sais pas si M. Meunier a mesuré ce que cela représentait symboliquement pour les soignants de pouvoir lui parler directement », assure Pascale Le Du-Plougastel.
La séance est aussi l’occasion pour les métiers du soutien d’expliquer leurs rouages et d’exposer les contraintes. « Le PFME a compris qu’on n’avait pas une baguette magique et qu’on allait pas tout révolutionner d’un coup. Changer par exemple un jour de livraison aura des impacts parce qu’on ne peut pas livrer tout le monde en même temps », illustre Jérôme Meunier.
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Les échanges ont évidemment fait cogiter la DAL, avant le prochain rendez-vous fixé le 4 avril. « C’est une remise en question, mais on ne regrette pas d’avoir engagé cette dynamique. Nous allons réfléchir à adapter nos dotations, à revoir notre système de commandes en urgence. C’est très positif de pouvoir prendre du recul sur les organisations, finalement peut-être trop lourdes. Aujourd’hui, il faut savoir dire stop parce que le temps soignant est compté », analyse lucidement Jérôme Meunier. Prévue pour se terminer cet été, cette première expérience « Avec vous » ne sera pas sans suite. « Tout qui aura été fait pour le PMFE pourra bénéficier à l’établissement. Et nous avons l’ambition de poursuivre le projet avec deux services par an. »
