La logistique du CH Martigues gagne au train

« À nous de vous faire préférer le train ». Pour promouvoir sa démarche de logistique d’étage, le CH de Martigues aurait pu détourner ce célèbre slogan publicitaire de la SNCF. Depuis le 26 septembre dernier, des convois acheminent en effet les « rolls » du magasin central jusqu’aux unités de soins. Où les logisticiens de l’établissement provençal se chargent aussi de ranger le matériel dans les réserves. Une petite révolution dans l’univers hospitalier martégal.

Plutôt classique, l’ancien circuit reposait sur les demandes émises par les soignants. Une fois réceptionnées, les commandes étaient préparées par le magasin qui les déposait, essentiellement toutes les quinzaines, aux portes des services. À charge pour les soignants de déconditionner et de réassortir. Un système qui ne donnait pas entière satisfaction.

Le magasin central inondé d’appels téléphoniques

Appelées à d’autres tâches, régulièrement dérangées, les équipes médicales perdaient beaucoup de temps à s’occuper de chacun des 22 magasins d’étage. « Jusqu’à une heure et parfois plus », estime Karim Kerrouzi, ingénieur logistique du CH Martigues. Faute de temps, certaines commandes étaient oubliées, les besoins estimés de manière approximative et la gestion des réserves loin d’être optimale (manques, trop pleins avec des produits périmés).

Conséquence, le magasin était inondé de coups de téléphone pour des demandes appelées « exceptionnelles », mais qui portaient mal leur nom puisqu’elles étaient devenues un recours ordinaire (environ 30 par jour en moyenne). À force, le travail du magasin et les transports s’en trouvait désorganisé. Et, de part et d’autre, l’on se rejetait l’origine des dysfonctionnements.

Suppression des commandes par les services

© CHM

Après avoir assisté à une conférence inspirante en 2021, le directeur des services logistiques, Anthony Gélin, met un nouveau système sur les rails. Objet de discorde, les commandes sont supprimées. Composés de 4 « rolls », des trains livrent dans les étages le complément des produits dont le volume dépend des stocks prédéfinis avec le cadre de santé afin de tenir 10 jours de consommation.

Les rotations s’effectuent deux fois par semaine, le lundi/jeudi ou le mardi/vendredi. « Le mercredi est réservé pour la gestion hôtelière, le rangement ou les inventaires », complète Karim Kerrouzi. « Ce passage tous les trois jours a permis de supprimer la crainte de manquer chez les soignants », insiste Anthony Gélin.

Pas d’augmentation des effectifs

Une réserve d’étage © CHM

La logistique reprend également en main la gestion des magasins d’étage. « Le soignant entre dans la réserve, se sert et ressort », résume Karim Kerrouzi. « La problématique de rupture de stock, le comptage étaient une charge mentale pour les soignants. Ils savent désormais qu’il y aura ce dont ils ont besoin au moment où ils en ont besoin. Il n’y a plus de commande, l’échange avec le cadre s’effectue seulement s’il y a un besoin de réévaluation des dotations des produits. Le reste, ce n’est plus leur problème », développe Anthony Gélin.

S’il a nécessité l’achat de matériels – un timon motorisé pour convoyer les chariots ainsi que des rolls (pour environ 15 000 euros) -, le nouveau circuit a été déployé à isopérimètre côté RH. Au magasin central, les trois logisticiens prennent entièrement en charge le processus : déconditionnement, préparation des trains, transport, rangement dans les réserves.

Associer tous les acteurs

Anthony Gélin et Karim Kerrouzi

Le CH avait envisagé un moment de confier les livraisons à d’autres agents que les magasiniers. « Mais on s’est aperçu que c’étaient les meilleurs candidats pour le faire parce qu’ils connaissent l’ensemble des références et qu’ils n’ont pas de difficultés à complémenter les stocks. Et comme ils s’occupent de tout, ils sont aussi plus responsabilisés », met en avant Anthony Gélin.

L’équipe ne travaille pas plus, mais mieux. « L’un des éléments du diagnostic, c’est que le magasin central perdait énormément de temps à traiter l’ensemble des commandes exceptionnelles. C’est ce temps-là que nous avons transformé en temps de logistique d’étage. Et en partie aussi en temps consacré à la préparation des trains », explique le directeur des services logistiques qui met l’accent sur la nécessité d’associer tous les acteurs à cette refondation.

Lien de confiance rétabli

L’équipe du magasin © CHM

« Il faut réussir à convaincre les cadres de santé du bien-fondé de la démarche. Et évidemment construire la nouvelle organisation avec les magasiniers. Un peu réticents au début, ils en voient aujourd’hui les avantages. Comme on a éliminé les commandes urgentes réclamées immédiatement, ils travaillent beaucoup moins dans le stress. En termes de qualité de vie au travail, c’est très appréciable », analyse-t-il.

Le CH de Martigues se félicite de la voie empruntée avec le train. « Le magasin central ne reçoit pratiquement plus d’appels de dépannage », note Karim Kerrouzi. Logisticiens comme soignants travaillent dans une ambiance plus sereine. « On a recréé un climat de confiance », assure l’ingénieur logistique. Cependant, l’hôpital ne compte pas s’arrêter en si bon chemin. Il songe déjà à ajouter un wagon supplémentaire à ses trains, afin de livrer la dotation épicerie, les imprimés, la papeterie, ou encore les consommables de laboratoire.