La gestion du parc d’équipements médicaux du CHU de Montréal, premier de la classe

Le 13 juin, l’Association québécoise de la logistique et de l’approvisionnement du secteur de la santé (AQLASS) a décerné son Prix Excellence, dont le but est de mettre une bonne pratique sur le devant de la scène. Cette année, c’est le CHU de Montréal a été récompensé par ses pairs pour la refonte de sa gestion du parc d’équipements médicaux, désormais centralisée et géolocalisée.

Marc Olivier Hunter, Sabrina Sahmi et Joumana Fawaz, représentants du CHU de Montréal

Comme les Oscars, le secret a jalousement été gardé jusqu’à la dernière minute. Et c’est finalement le CHU de Montréal qui emporte le Prix Excellence 2024 décerné par l’AQLASS à l’occasion de son 54e congrès à Sherbrooke.

Le CHUM succède au palmarès au CIUSS (centre intégré universitaire de santé et de services sociaux) de Chaudière-Appalaches, récompensé l’année dernière pour son programme « d’organisation de travail innovante, efficiente et mobilisante »  au bénéfice des résidents en CHSLD (centre d’hébergement et de soins de longue durée).

Le matériel disséminé sur 400 000 m2

Le CHU de Montréal est couronné grâce à sa gestion centralisée du parc d’équipements médicaux. Un projet associant de nombreuses directions : près de huit, au premier rang desquelles la direction des soins infirmiers (DSI), la direction de l’approvisionnement et de la logistique (DAL).

En raison de l’immensité du méga-hôpital (400 000 mètres carrés, 25 étages, 700 salles d’examen, 772 chambres, 39 salles d’opération…), le personnel clinique  – comme on dit au Québec – s’arrachait les cheveux lorsqu’il s’agissait de retrouver des équipements dont la gestion avait été confiées aux unités de soins.

15 à 20 minutes par jour consacrées à la recherche d’un équipement

Une sorte de chasse aux œufs, version parcours du combattant. Tous les jours, près de 15 à 20 minutes envolées en fumée pour remettre la main sur une machine. En cas d’échec, les équipes « cliniques » devaient commander le matériel de remplacement. Au moyen d’une procédure papier longue et rébarbative. Bref, un irritant majeur à traiter.

Les équipes du CHUM phosphorent collectivement, en recherchant une solution. Tout le monde tombe d’accord pour que la gestion soit centralisée et confiée à la DAL. Un projet pilote est lancé. Quatre unités de soins lèvent immédiatement la main. La nouvelle formule est déployée d’abord pour les appareils de thérapie par pression négative, puis les pompes volumétriques et enfin les matelas thérapeutiques.

Réduction de 70 % du temps nécessaire pour réserver

Couplée avec une géolocalisation RFID, le système est enrichi en 2023 d’une plateforme de réservation simple d’usage, calquée sur les méthodes employées par les fast-food. Finie la paperasse. Cerise sur le muffin, un algorithme assiste, lors de la demande, les soignants afin de choisir au mieux le matériel le plus adapté au patient.

Résultats ? Deux heures récupérées par mois et par unité de soins réinvesties par les soignants sur le cœur de métier. Une procédure de commande moins chronophage (réduction de 70 % du temps nécessaire). Et une livraison plus rapide des équipements contribuant à une meilleure prise en charge.

Le besoin est affiné. Les achats inutiles n’ont plus lieu d’être. Pas besoin de surstocker non plus. Et les risques de vol sont moindres.  Les économies projetées par le CHU de Montréal atteignent 30 % pour la période 2024-2025.

Une démarche logistique socialement responsable

L’AQLASS a également décerné une « mention d’honneur » au  CIUSS de l’Ouest de l’île de Montréal. Pour son projet « kitting ». Autrement dit, l’optimisation des soins à domicile via la préparation des kits pour les infirmières. Des sacs prêts à l’emploi avec l’intégralité des produits pour différents actes : administration de traitements intraveineux, prélèvements d’échantillons sanguins, soins liés aux troubles de la glande parathyroïde… De quoi faciliter la tâche des soignants et leur faire gagner du temps.

Pour fournir au bon moment suffisamment de « kits », la direction logistique, qui a travaillé la main dans la main avec les infirmières, a préféré externalisé la prestation. Mais elle a choisi d’acheter responsable et inclusif.

Elle a donc confié cette mission au Centre d’action, de développement et de recherche en employabilité (CADRE), qui aide des personnes avec des problèmes de santé mentale et  des adultes en perte d’autonomie à s’insérer. Une opération gagnante à tous points de vue. La qualité du service rendu a été améliorée pour un tarif très compétitif (le CADRE est un organisme à but non lucratif).

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