« Avant ? C’était tout simplement l’enfer ! » Responsable des plannings aux urgences pédiatriques de l’Hôpital femme mère enfant des Hospices civils de Lyon (250 passages/jour – 3500 postes à affecter), Morgan Pascal Pougnard se souvient encore de ses journées pré-Hopia, « à croiser les 1500 desiderata de 25 médecins avec les dizaines de contraintes réglementaires du service, le tout en tentant de faire rimer continuité et équité », rapporte-t-il… Un véritable numéro de jonglage avec, pour quilles, plusieurs tableaux Excel à superposer à la main, case par case.
Et la tâche n’était pas que fastidieuse : « particulièrement chronophage, elle s’accompagnait aussi d’un risque d’erreur permanent, qui, pour cause d’omission ou de doublon, obligeait ensuite les équipes à s’arranger entre elles », expose le praticien. Mais tout cela c’était donc avant, car depuis 18 mois, le calendrier des urgences pédiatriques lyonnaises relève d’Hopia, une nouvelle solution de planification optimisée des RH, médicales et paramédicales, co-conçue avec le service hospitalier.
Jusqu’à 90 % du temps
Victoire Bach
« Fondé sur des algorithmes d’optimisation sous contraintes, Hopia propose d’emblée l’organisation la plus optimale et équitable pour tous », explique la directrice générale de la start-up, Victoire Bach… Un gain de temps non négligeable aux dires de la dirigeante puisque cette tâche occuperait jusqu’à 90 % de celui des cadres. « Et le résultat n’est pas seulement plus efficient pour le service en dégageant du temps de secrétariat et en me libérant au profit d’un véritable travail managérial », ajoute vivement Morgan Pascal Pougnard.
« Il est également plus performant pour les personnels auxquels la solution, à l’appui de l’historique et des profils de chacun, assure ainsi les conditions de travail les plus accordées aux attentes à un temps T, par exemple en réduisant automatiquement, au fil de la grossesse, les postes à contraintes physiques ou en proposant, au contraire, une remontée en charge progressive lors d’un retour de maladie », détaille-t-il.
Un planning actualisé en temps réel
Conformément aux engagements de Vivalto Santé dont il émane, premier groupe de santé privé devenu entreprise à mission en 2021, c’est d’ailleurs cette « qualité de vie au travail augmentée » qui va convaincre le Centre Hospitalier Privé Saint Grégoire de Rennes de suivre l’exemple rhodanien. Certes, la demande est d’abord venue de la trentaine d’anesthésistes libéraux qui, chaque jour, consultent et interviennent au sein des 28 salles d’opération de l’établissement, autant de vacations qu’un module Hopia interfacé aux blocs gère désormais plus efficacement sans risque d’erreur.
Virginie Fortineau
« Mais l’intérêt de la solution est aussi très vite apparu au profit des personnels infirmiers qui, depuis longtemps, souhaitaient un planning plus en amont pour mieux harmoniser leur vie personnelle et professionnelle », raconte la cheffe de projet excellence opérationnelle du groupe, Virginie Fortineau. « En lieu et place des plannings papier, recopiés chaque jour manuellement à partir des deux logiciels du bloc – présences RH et vacations des salles – ce qui rendait difficile toute anticipation, Hopia croise les informations et prévoit désormais les besoins par compétence. Il assiste ainsi l’encadrement pour construire un planning sur plusieurs semaines, conforme aux attentes et actualisé en temps réel en fonction des variations de vacations ou de présence RH. On ne subit plus ! », se réjouit la professionnelle.
Une attractivité renforcée
Urgences, blocs opératoires, mais aussi radiologie… Référencée au Resah, la solution Hopia est commercialisée sous forme d’abonnement mensuel et tarifée de 60 € À 240 € selon la typologie et le volume du service concerné. « Un investissement in fine minime au regard de la sérénité et de l’efficacité gagnées, rentabilisé en moins de six mois par la réduction des missions d’intérim devenues inutiles, les lits ou salles qu’il n’est plus nécessaire de fermer et, plus encore, par l’attractivité renforcée des établissements », soutient Victoire Bach.
