Remplacer une flotte de véhicules, qu’elle soit électrique ou thermique peut se révéler être une gageure pour un établissement de santé. C’est le constat réalisé par le groupement hospitalier de territoire (GHT) 47 qui, face aux fortes tensions en matière d’approvisionnement, a pu constater « des procédures contractuelles traditionnelles inadaptées au contexte économique du secteur ».
« Il fallait trouver un moyen de simplifier nos procédures et devenir plus réactifs », explique Lisa Codet, responsable des achats et de la commande publique du GHT 47 qui comprend sept établissements dont le centre hospitalier (CH) d’Agen et un hôpital psychiatrique.
Jamais dans le bon timing
Lisa Codet
« Notre flotte automobile devenait obsolète mais aucun établissement ne pouvait véritablement estimer ses propres besoins. Résultat, nous recevions des demandes incessantes de contractualisation. De plus, nous n’étions jamais dans les bons timing des constructeurs ou des opérateurs. Donc, on n’arrivait pas à maitriser ce marché. Au final, nous recevions des offres de plus en plus onéreuses et les délais de livraison ne faisaient qu’augmenter », complète l’acheteuse.
L’équipe achat cherche la technique d’achat permettant de gagner en agilité. « Nous avons échangé avec les opérateurs. Et on s’est rendu compte que le modèle de système d’acquisition dynamique (SAD) pouvait répondre à nos besoins. » Ce système est retenu pour les véhicules particuliers, les véhicules légers utilitaires et les véhicules de transport de personnes. Alors que le SAD permet un référencement des fournisseurs sur une longue durée, le GHT 47 opte pour 5 ans.
A peine commandés et déjà livrés
Grâce à cette procédure 100 % dématérialisée, les fournisseurs peuvent postuler tout au long du SAD. Résultat, les délais de livraisons sont raccourcis. « Au lieu de 6 à 7 mois comme parfois rencontré auparavant, on n’est passé à 6 à 8 semaines. On a même eu des livraisons sous les 3 à 4 semaines », fait savoir la responsable des achats. « A chaque besoin, on relance tous les fournisseurs inscrits au SAD qui reçoivent un cahier des charges simplifié. Pour eux c’est facile à compléter. Et les délais d’attribution sont très courts », répète-t-elle.
Le premier marché a été initié à l’été 2023. « Depuis 12 marchés spécifiques ont été lancés », indique-t-elle. Cette procédure adaptée à l’évolution des technologie favorise également la concurrence. « En général on reçoit entre 5 et 8 offres sur les marchés spécifiques, là où l’établissement peinait auparavant à trouver des fournisseurs ». Autre constat, le SAD permet de gagner du temps sur l’analyse des offres. « Notre acheteur fait moins de rédactionnel mais plus de sourcing, plus de suivi des fournisseurs. Et on a retrouvé du concurrentiel ! Que du positif ! », observe Lisa Codet.
124 bornes électriques installées
Pour répondre aux exigences réglementaires en termes d’installation de bornes électriques sur les parkings des établissements de santé, le GHT 47 est passé par un tiers investisseur. « Nous avons décidé de missionner un bureau d’étude technique afin de sourcer d’éventuels tiers investisseurs intéressés par l’exploitation de ces bornes sur nos sites », indique la responsable des achats.
Pour la mise en place et les travaux de raccordement des 124 points de recharge, l’investissement est entièrement assumé par le concessionnaire. Quant à l’établissement, il met à disposition le foncier pour une durée de 15 ans. Une autorisation d’occupation du domaine est accordée et le concessionnaire paie une redevance fondée sur le chiffre d’affaire réalisé, avec un minimum garanti à l’établissement.
900 000 euros de dépenses évitées
Ce dernier n’aura donc pas à assumer la partie maintenance-exploitation. Le raccordement électrique se fait en dehors du réseau de l’établissement et donc sans incidence sur la puissance disponible. « Le concessionnaire est sur son propre réseau électrique et donc n’est pas sur nos abonnements », renseigne Lisa Codet.
Alors que les 54 premiers points de charge sont en cours d’installation sur l’hôpital d’Agen, un point important est à noter : l’installation de ces bornes se fait sans coût supplémentaire pour les établissements. Ce sont ainsi « près de 900 000 euros de dépenses qui sont ainsi évités sur l’ensemble des 7 établissements », chiffre le GHT 47.
