Le CHU dispose encore d’un « petit » magasin central pour les consommables hôteliers et la papeterie. Mais pour de nombreux autres flux, la logistique et la manutention sont désormais gérées par IDEA. Parmi les flux externalisés, celui de la pharmacie avec les médicaments et les dispositifs médicaux à destination de la PUI et des pharmacies externes des sites rattachés au Groupement hospitalier de territoire (GHT).
Livraison des médicaments et de plusieurs consommables
« Les dotations sont préparées par les préparateurs en pharmacie du CHU, puis conditionnées dans des rolls-conteneurs, explique Raphaël Delarras, acheteur au CHU de Besançon. Les agents d’IDEA prennent ensuite en charge les rolls-conteneurs pour les livrer au sein des unités du CHU, et les décharger à des points définis. Il n’effectue que le transport et le dépôt des contenants ; la répartition des médicaments au sein des armoires à pharmacie étant assurée par les professionnels de santé. »
Le contrôle des préparations est effectué en amont par les pharmaciens et les préparateurs en pharmacie, puis, à la livraison dans les services, par le personnel soignant. Un contrôle est également effectué par l’agent d’IDEA via un système de tracking et de scannette au moment de la prise en charge du roll et à l’arrivée dans le service.
Le contrat de six ans, renouvelable une fois deux ans, porte également sur la gestion et la livraison de consommables pour les services de stérilisation, la restauration, la blanchisserie et l’anatomopathologie, la livraison ou l’évacuation de mobiliers, la pose d’accessoires aux murs après des travaux de mise aux normes ou dans des nouveaux bâtiments, la collecte du linge sale pour certains services, le stockage ex-situ de matériel biomédical et informatique et des manutentions complexes nécessitant des moyens adaptés à l’environnement contraint de l’hôpital.
Le prestataire s’est aussi vu confier le déploiement de l’ensemble du matériel nécessaire en cas d’activation du plan blanc et l’assistance au déploiement de postes sanitaires mobiles (PSM).
Utilisation de la plateforme de l’entreprise
D’un point de vue organisationnel, dès lors que les directions passent des commandes, celles-ci sont livrées sur la plateforme de stockage de 5700 m2 d’IDEA, située à Miserey-Salines, à une dizaine de kilomètres du CHU. Sous l’ordre des directions du CHU, IDEA livre ensuite le matériel et les consommables aux dates et heures souhaitées. Ce fonctionnement présente, aux yeux de l’établissement bisontin, de nombreux avantages.
« Le CHU ne dispose pas de plateforme pour réceptionner le matériel, indique Raphaël Delarras. Plutôt que de dédier une partie de notre foncier à cette activité, nous avons fait le choix de l’externaliser, afin de consacrer nos investissements immobiliers aux soins. » Cette organisation permet également au CHU de se décharger de contraintes réglementaires parfois compliquées à gérer, par exemple pour les produits chimiques.
Tout a commencé avec les déménagements
« Nous externalisons aussi afin de nous affranchir de bons nombres de difficultés et ainsi nous concentrer sur les soins, ajoute-t-il, précisant qu’IDEA est soumis à une obligation de continuité de service. La force de ce groupe est de s’appuyer sur son réseau d’agences locales, qui lui permet une réactivité et une souplesse dont nous ne disposons pas en interne en raison d’un problème d’effectifs. »
Cette démarche d’externalisation fait suite à un fonctionnement plus ancien du CHU qui, depuis une quinzaine d’années, a dû gérer un grand nombre de déménagements et l’ouverture de nouveaux bâtiments. « En 2010, nous avons organisé un important transfert de 300 lits, et avons, à cette occasion, cherché un déménageur pouvant couvrir logistiquement ce ″chantier″ tout en recevant du matériel neuf à destination du nouveau bâtiment », explique Raphaël Delarras.
Objectif : la logistique d’étage
Le groupe Bovis a assuré cette mission et « au fil des années, nous lui avons attribué de plus en plus de prestations pour pallier notamment des déficits de ressources humaines, confie-t-il. Le marché s’est construit de façon empirique. » A l’issue d’un troisième cycle de marchés, le CHU a opté pour un nouveau groupe afin d’accroître le périmètre de la logistique de flux et d’étages.
D’ailleurs, à moyen terme (d’ici 2026), l’objectif serait de confier l’ensemble de la logistique d’étage du CHU au prestataire. « Les études démontrent que ce sont des gains financiers assez conséquents en termes de gestion des stocks et de ressources humaines », fait savoir Raphaël Delarras. Pour donner un ordre d’idée, là où le CHU devrait consacrer, en interne, 13 équivalents temps plein (ETP) à la logistique d’étage, le prestataire, qui rationalise les postes, compte, lui, 8 à 9 ETP.
