Tout commence fin 2022 à la suite d’un arrêt maladie. A l’EHPAD « Les Franches Terres » de Beuzeville (67 places, Eure), l’agent administratif doit s’absenter. Le hic, c’est qu’il a aussi la mission de commander les consommables. Début 2023, le CH de Pont-Audemer, en direction commune avec l’EHPAD, est appelé à la rescousse. Tous les agents de la logistique s’impliquent et se retroussent les manches : Linda Prevost, responsable de l’équipe, son adjoint Kevin Maillard, Nicolas Faucher, Clément Lebec et Christophe Quetey.
Terra incognita pour les achats et la logistique
Pour Mickaël Domnesques, responsable des achats et de la logistique de l’hôpital, « Les Franches Terres » sont terra incognita. « La logistique n’y allait que pour le courrier ». L’état des lieux montre qu’il y a du pain sur la planche : achats au fil de l’eau, pas de suivi des consommations, pas d’inventaire, surstockage…
« En raison de gros minima de commandes, l’EHPAD se retrouvait obligé parfois à demander plusieurs années de consommables, pour éviter des frais de port », donne en exemple le responsable des achats et de la logistique du CH de Pont-Audemer.
Dotations, suivi des consommations et standardisation des références
La réserve sert aussi à ranger du matériel d’animation. Un bric-à-brac rempli du sol au plafond. « Il y avait des produits périmés depuis des mois, voire des années », poursuit Mickaël Domnesques. Lequel ne jette pas la pierre. « L’agent sur site n’est pas logisticien de formation. Il s’occupe des consommables, en plus de réparer les portes ou de poser des prises électriques ».
Au premier plan, de gauche à droite : Mickaël Domnesques, Linda Prevost et Kevin Maillard. Au second plan, de gauche à droite : Nicolas Faucher et Clément Lebec (manque sur la photo de l’équipe Christophe Quetey)
L’organisation est revue de fond en comble grâce à l’investissement de toute l’équipe logistique. Des dotations sont calculées avec les cadres de l’EHPAD. Le CH de Pont-Audemer centralise les commandes, gère leur réception et stocke le matériel dans son magasin central. Un suivi précis des consommations est instauré afin d’ajuster le besoin le cas échéant. Petit à petit, les références sont standardisées. Dans le domaine des produits d’entretien, il n’y a pas vraiment de spécificité grand âge…
Stock tampon
© CH Pont-Audemer
A Beuzeville, le rangement de plusieurs espaces permet de destiner une réserve à l’usage exclusif des consommables. Ce mini-magasin déporté sert de stock tampon. Son rangement ergonomique fait gagner du temps et évite les déplacements inutiles. Pas question d’y entrer comme dans un moulin et de se servir. Son accès est contingenté.
Chaque mardi et vendredi, Clément Lebec, coursier de l’équipe logistique, parcourt la quinzaine de kilomètres qui sépare Pont-Audemer de Beuzeville. « Il contrôle le stock tampon, fait un réassort des placards, relève les manques par rapport à la dotation fixée », explique Mickaël Domnesques.
23 % d’économies pour les produits d’entretien
Effectué à isopérimètre RH, grâce à une réorganisation interne, le nouveau système est bénéfique à tout point de vue. Aucune rupture d’appro n’a été constatée. Le personnel soignant n’a plus à se préoccuper de la question et peut se consacrer aux résidents. Et grâce à cette logistique plus pro, l’EHPAD a économisé près de 3000 euros, soit 23 % de son budget rien que pour les produits d’entretien.
© CH Pont-Audemer
Cependant, parvenir à modifier les comportements et à instaurer une relation de confiance prend du temps. Les services continuent de jouer aux écureuils. La peur de manquer sans doute. « C’est pourtant impossible puisqu’on dispose de stocks à Pont-Audemer », rétorque Mickaël Domnesques. « On a connu une phase de surstockage de produits lessiviels. Maintenant, c’est du passé, mais d’autres consommables sont entreposés dans les étages. C’est dur de changer… »
Les promesses de la fusion
La fusion programmée des deux structures à la fin de l’année devrait permettre d’aller plus loin. Mickaël Domnesques espère pouvoir progressivement s’occuper de l’achat des autres segments. Comme les produits d’incontinence. « Je pense qu’il y a un gisement de gains important. Il faut commander le juste besoin et des produits adaptés aux résidents. » Idem avec les compléments nutritionnels, produits coûteux souvent en surstock, à travailler avec la pharmacie.
