Ici une application à implémenter, là un logiciel à se procurer, ailleurs encore, le WIFI à déployer… « Au fil des besoins des directions sectorielles, la Direction des services numériques (DSN) et le Service d’information géographique (SIG) étaient régulièrement l’objet de sollicitations sans qu’une gouvernance partagée n’en régule le flux.
Il fallait donc créer une porte d’entrée unique qui permette de standardiser l’instruction de ces demandes, de suivre leur mise en œuvre en organisant les éventuelles mutualisations et d’en garantir la cohérence au regard des priorités portées par les orientations politiques et opérationnelles », rapporte Mona Farhat. Depuis dix-huit mois, c’est chose faite avec la création, au sein de la DSN, d’un Bureau de « gestion de portefeuille de demandes et de projets » (PMO) placé sous sa responsabilité.
Garant des bonnes pratiques et boussole
Avec quelque 300 demandes et 250 projets en portefeuille, ledit bureau est ainsi devenu l’un des principaux leviers d’alignement stratégique des demandes via le recueil, la consolidation et la qualification des besoins SI exprimés par les pôles métiers.
Cette analyse accomplie, le nouveau service a pour mission de donner de la visibilité en les présentant chaque trimestre, à une instance interne – responsables des pôles sectoriels, et responsables de service DSN – chargée d’acter la prise en charge des sujets. Enfin, le bureau PMO dresse une ligne de conduite de bonnes pratiques, en appuyant méthodologiquement la demande tout au long de son instruction.
Au service des services
« Le bureau PMO intervient en effet comme un facilitateur interne au service des opérationnels », décrit Albane Terrée, membre de l’équipe. « Dans une même quête de sobriété, économique et numérique, tout nouveau besoin fait d’abord l’objet d’une recherche de solutions déjà existantes, en interne puis dans les domaines des logiciels libres et Open Source » ajoute la cheffe de projet numérique responsable de la collectivité, Sophie Provost. Et si des besoins se recoupent, des mutualisations sont engagées.
Ainsi, tout à la fois support stratégique de la DSN et appui « méthodo » aux porteurs de projets, le bureau PMO transforme peu à peu une méthodologie en un véritable mode de travail, et ce dans l’idée d’une approche de design de service servant une meilleure optimisation des efforts humains et financiers de la collectivité au plus près des besoins des utilisateurs.
