Vingt-quatre heures, pas une de plus, entre la réception de la facture et son règlement effectif, certification du service fait et mandatement inclus. Qui dit mieux ? ! « L’opération concernait une opération foncière de plusieurs millions d’euros, dont les effets en cascade nécessitaient une accélération des procédures, ce que nous avons ainsi prouvé savoir-faire. Mais notre objectif n’est en aucun cas de pulvériser les records au quotidien », sourit Mikaël Rouxel, directeur général adjoint en charge du Pôle finances-transition écologique à la ville de Boulogne-Billancourt (121 000 hab., Hauts-de-Seine).
Alors que le délai de paiement légal atteint 30 jours pour les collectivités territoriales, la ville de Boulogne-Billancourt affiche en effet une moyenne de 21 jours (dont 4 à 6 jours imputables au comptable public), valeur fort honorable certes, mais en rien exceptionnelle. Car son exemplarité est en réalité bien ailleurs : « tout en appuyant un projet global de bonne gestion des délais de paiements, l’ambition consiste plutôt à proposer une approche à la fois souple et fiable, capable de s’adapter en temps réel aux différents contextes », explique le dirigeant territorial.
À chaque direction son délai
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Lorsqu’en pleine crise sanitaire, les circonstances exigeaient des règlements rapides, tant pour soutenir ses fournisseurs que pour s’assurer certains approvisionnements comme les EPI, la ville a ainsi tenu sans problème un rythme de 15,8 jours avant de remonter légèrement une fois l’urgence passée. Certains projets – on l’a vu – pulvérisent le chronomètre, d’autres flirtent avec le délai légal.
Enfin, les directions ne sont pas non plus égales devant les cadences de traitement des factures, les délais variant en fonction des caractéristiques de leurs achats, proches de la dizaine de jours pour les denrées alimentaires contre quelque 25 jours pour l’énergie par exemple. « En réalité, chaque direction dispose de délais de traitement adaptés aux marchés mais toutes doivent, en revanche, respecter le délai légal, à défaut de quoi des pénalités sont imputées aux services retardataires pour les inciter à davantage de vigilance la fois suivante », pose Mikaël Rouxel.
Une organisation bien huilée… et numérisée
Le secret de cette flexibilité ? D’abord, bien sûr le « full démat », imposé aux grandes collectivités par les lois NOTRe et MAPTAM mais monnaie courante à Boulogne-Billancourt depuis déjà 2015. « Cette transformation a permis une révision totale des process sans rupture de chaîne, en toute traçabilité et fiabilité totale, avec pour socle l’imbrication sans faille des différents systèmes d’information, que ce soit en interne, avec le portail ChorusPro et/ou avec l’application Hélios de gestion comptable et financière des collectivités locales et des établissements publics locaux », détaille le DGA.
Envoi numérique, récupération automatique des factures déposées sur Chorus Pro, circuits automatisés de contrôle et de validation des factures, remontées de données chaque nuit, envoi de flux au comptable, et, à tout moment, vision à 360° de l’état de traitement des factures que ce soit pour l’entreprise ou pour la collectivité et son comptable… « L’organisation entre les trois acteurs autorise une maîtrise complète des flux », poursuit-il.
Des routines pilotées et automatisées par fournitures
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En appui sur cette solide organisation dématérialisée et confortés par une formation des agents, des protocoles particuliers ont par ailleurs été développés. « Sachant que les fournisseurs de produits alimentaires travaillent eux-mêmes à flux tendu avec leurs propres approvisionneurs, leur facturation fait, par exemple, l’objet d’un traitement automatisé dont les délais ont pu être raccourcis par un contrôle à postériori », expose Mikaël Rouxel qui évoque d’autres routines de même type à venir, par fourniture.
Car, ultime condition de réussite mais non des moindres : la relation de confiance partenariale nouée avec la DGFiP ! Matérialisée par la signature d’une convention de services comptables et financiers (CSCF), c’est elle qui permet notamment d’adapter les actions au contexte et d’expérimenter régulièrement de nouvelles méthodes de travail, « comme possiblement demain des traitements sans aucun contrôle grâce à l’intelligence artificielle », suggère le DGA. Mais l’époque, marquée par une augmentation notable des frais financiers, dicte pour le moment de tout autres réflexions, à savoir « revenir si besoin à des délais de paiement un peu plus étirés afin de mieux piloter la trésorerie de la collectivité… » Parce que le mieux est parfois l’ennemi des moyens.
