Deux acteurs majeurs et une poignée de challengers. Le segment des fluides médicaux et non médicaux, essentiel pour la prise en charge de certains patients, ne brille pas par son nombre de fournisseurs. Bien avant que ses contrats n’arrivent à échéance, le CHU de Toulouse a donc réfléchi sur la stratégie à tenir. À l’échelle du GHT Haute-Garonne/Tarn Ouest dont il est l’établissement support.
Il a en tête plusieurs objectifs : donner de l’air à la concurrence, chercher à encadrer les hausses des tarifs, décrocher des prix GHT proches du contrat précédent sur la fourniture de gaz et la location des contenants malgré les disparités logistiques, élargir le périmètre de l’achat mutualisé aux DM, équipements et prestations liées (transport des bouteilles, contrôle et analyse du gaz médical…).
Brainstorming au sein du GHT
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Après avoir identifié les besoins avec l’ensemble des établissements, un bilan est réalisé fin 2019 par un groupe de travail pluridisciplinaire (pharmaciens, préparateurs, services techniques, acheteurs, responsables des fluides). Autour de la table, on liste les points forts et les points faibles de l’historique. Et l’on phosphore sur des pistes d’amélioration.
Les investigations se poursuivent par un benchmark auprès des plusieurs hôpitaux. « Nous avons ainsi beaucoup appris sur la stratégie des fournisseurs, par exemple sur la répartition territoriale fortement liée aux localisations des sites de production », donne en exemple Marion Castel-Molieres, pharmacienne et responsable des achats médicaux au CHU de Toulouse au sein du pôle ressources matérielles.
L’allotissement repensé
L’étude est complétée par un sourcing, concrétisé sous la forme de deux questionnaires. L’un sur la décomposition des coûts pour chaque lot (part de la molécule de gaz, du transport pour la livraison des fluides médicaux, de la maintenance des stockages et des équipements avec le chiffrage de l’investissement), l’autre sur la politique commerciale compte tenu des contraintes géographiques (gestion des flux, centralisation éventuelle des points de livraison).
Toutes ces cogitations plaident en faveur d’un allotissement différent. Trois nouveaux lots font leur apparition (gaz ophtalmiques, valves à la demande, prestation analyse de l’air) dans le but d’inciter de nouveaux acteurs à tenter leur chance. Pour le gaz conditionné en bouteilles, sont distingués d’un côté l’oxygène, l’air, le dioxyde de carbone et de l’autre le gaz équimolaire (50 % oxygène, 50 % protoxyde d’azote).
Tenant compte des indices du coût de la main d’œuvre et de l’énergie, une formule de révision des prix est introduite pour la prestation logistique et les gaz distribués en réseau ou conditionnés en bouteilles. Le BPU détaille les frais de livraison pour une livraison programmée, non programmée ou une urgence pour sept sites différents.
Un SAD de fluides à l’exécution fluide
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Le CHU choisit de recourir à la technique du système d’acquisition dynamique, notifié à l’automne 2020 pour un démarrage début 2021. Sans que cela pose de problème particulier. « Nous arrivons à sortir ce type de contrat sans difficulté parce que l’on travaille aussi dans une direction des achats formalisée, au bagage historique et technique important, qui collabore étroitement avec la cellule juridique », avance Marion Castel-Molieres.
Au total, dix prestataires sont intégrés dans la boucle. « Cependant, le SAD n’a pas changé l’économie concernant les gaz. Les trois fournisseurs sont toujours les mêmes », admet-elle. « En revanche, la technique, dans un contexte où l’inflation commençait à se dessiner, a permis de maintenir notre EPRD au niveau d’avant Covid ». Grâce, entre autres, à l’effet combiné clause de révision des prix/durée allongée jusqu’à 6 ans pour les lots nécessitant des investissements.
Pouvoir rapidement trouver un fournisseur de secours en cas de besoin
« Le contrat s’exécute parfaitement. Aujourd’hui, c’est fluide. Nous avons réussi à nous adapter aux modifications de volume de cuve, liés à des changements d’activité, soit à la hausse, soit à la baisse ». Pour l’instant, pas de rupture d’approvisionnement à déplorer. Et en cas de besoin, la pharmacienne vante les mérites d’un outil qui permet d’avoir un « fournisseur de secours », si jamais la crise énergétique impactait fortement les producteurs de fluides. « Nous pouvons lancer et attribuer un marché en moins d’un mois. Aujourd’hui, je pense que cette hyper réactivité n’existe que dans le SAD », défend la responsable des achats médicaux.
Dans le secteur de la santé, le SAD, utilisé par le Resah dès 2018, se démocratise petit à petit. Le GHT 44 l’a employé avec succès (lire notre article du 10 février 2022). À Toulouse, l’opération, couronnée par un Trophée Santé Achat l’année dernière, a donné des idées au CHU occitan. « Nous adorons cette technique », assure Pierre-Jean Cognat, directeur du pôle des ressources matérielles. L’hôpital toulousain réfléchit donc à y recourir dans le domaine biomédical. « Nous sommes parfois confrontés à une problématique d’anticipation avec l’attribution de budgets d’investissement que l’on doit dépenser assez rapidement. Nous imaginons que le SAD nous permettra de réagir plus rapidement aux demandes faites », explique Marion Castel-Molieres.
