emploi

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Assistant (e) Achats

Présentation de l’association

L’ACEP 49, Association des Centres hospitaliers locaux et EHPAD Publics de Maine-et-Loire, a pour objet de fédérer et de partager les ressources, en moyens humains notamment, des établissements adhérents afin d’offrir aux usagers accueillis au sein de ces établissements la prise en charge et l’accompagnement les meilleurs. Elle vit de la volonté de ses adhérents de porter et de mettre en oeuvre ensemble des projets innovants, de créer des dynamiques collectives pour partager des connaissances, des compétences et être un interlocuteur privilégié auprès des institutions.

Ses adhérents représentent 22 établissements de la fonction publique hospitalière (EHPAD et Centres Hospitaliers locaux), répartis sur 44 sites géographiques tous situés sur le département de Maine-et-Loire.

Description synthétique du poste

En appui et sous la responsabilité du responsable achats et marchés publics, l’assistant.e achats a pour mission principale d’organiser, suivre les travaux et projets de la fonction achats mutualisée de l’ACEP 49.

Il/elle travaille en collaboration avec le directeur référent de la mission achats ainsi que l’ensemble des directions et référents achats bénéficiaires, comptabilisant 17 établissements à ce jour répartis sur 30 sites géographiques.

Missions générales du poste

  • Assiste le responsable achats et marchés publics dans ses missions au quotidien, en lien avec la présidence de l’ACEP et du directeur référent de la Fonction Achats Mutualisée (FAM) ainsi que des établissements bénéficiaires et partenaires (centrales d’achat, centrales de référencement, groupements régionaux,…).
  • Participe et contribue à certaines phases du processus achats : définition, suivi du Plan Actions Achats de l’ACEP 49, participation à l’élaboration des documents de consultation et/ou de contractualisation, suivi des consultations et contrats, comptes rendus de réunions…).
  • Prend le relais du responsable achats et marchés publics en son absence pour notamment collecter les demandes formulées par les établissements bénéficiaires, les partenaires et les fournisseurs et/ou prestataires et apporte des premiers éléments de réponse.

Missions spécifiques du poste

  • Organise et alimente les outils de suivi et de reporting en mode partagé : tableaux de suivi des demandes remontées par les établissements, tableaux de recensement et de suivi des marchés menées et les rapports d’activité annuel de la mission achats …
  • Propose et réalise des outils de communication interne et externe des actions menées.
  • Co-Pilote la démarche de recensement annuel des dépenses et performance achats déjà mise en place : préparation, collecte et analyse des données, préparation et coanimation des instances de travail associées (groupe outils de pilotage et Comité achat).
  • Propose et organise des outils et actions permettant de recueillir la satisfaction des établissements de la FAM à partir de l’identification, auprès des utilisateurs finaux, des points de valeur ainsi que des points « irritants » des outils et projets conduits par la FAM).
  • Soutient et accompagne les référents achats des établissements dans les travaux impulsés par la FAM.
  • Vérifie les factures/refacturations en lien avec l’assistante administrative de l’ACEP 49 et tient à jour le tableau de suivi prévisionnel des facturations.
  • Gère le classement et l’archivage des dossiers, tant papier que numérique.

Compétences et connaissances professionnelles requises

  • Expérience dans les achats publics ou privés et/ou connaissance de la commande publique (souhaitée)
  • Connaissance du fonctionnement du milieu médico-social (souhaitée)
  • Maîtrise parfaite des outils bureautiques courants, notamment Excel
  • Maîtrise d’outils de partage et de communication : TEAMS, CANVA, CALAMEO…

Profil recherché

Savoir-Faire

  • Capacité à communiquer avec des interlocuteurs variés et maîtrise rédactionnelle
  • Capacité organisationnelles et méthodologiques
  • Rigueur
  • Autonomie dans la gestion et le suivi des tâches
  • Capacité d’adaptation à l’imprévu

Savoir-Être

  • Ouverture d’esprit et curiosité intellectuelle
  • Dynamisme, prise d’initiative
  • Discrétion, polyvalence et adaptabilité

Formation et expérience requises

Niveau Bac +2, Formation supérieure à l’achat public, à la comptabilité et/ou expérience dans le domaine des achats publics.

Conditions de travail et contexte du poste

  • Poste à pourvoir dès que possible (création de poste)
  • Poste à temps plein ou partiel selon profil, en CDD d’un an avec possibilité de CDI par la suite
  • Rémunération mensuelle : en fonction de l’expérience de la personne retenue.
  • Lieu de travail principal : Beaufort-en-Anjou 49250 (site de l’Etablissement de Santé Baugeois Vallée)
  • Equipement informatique et bureautique
  • Permis de conduire exigé
  • Mutuelle santé prise en charge à 50 %
  • Déplacements ponctuels auprès des établissement de la fonction achats mutualisée de l’ACEP 49 et/ou lors des réunions de la Fonction achat mutualisée de l’ACEP 49 – Voiture de service mise à disposition

Date limite de candidature : 15/01/2024

Candidature à adresser à : contact@acep49.fr

Ou par voie postale à : ACEP 49, Monsieur le Président, 14 rue de l’Hôpital – Beaufort en Vallée, 49250 Beaufort en Anjou.

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