achat-logistique.info : Pourquoi le CHU a-t-il jugé utile de construire une nouvelle plateforme ? À quels besoins fallait-il répondre ?
Marie-Hélène Boulanger
Marie-Hélène Boulanger : « Je dirais que c’est l’opportunité qui est arrivée avant le besoin. Le CHU de Québec-Université est né d’une fusion récente, en 2012, qui a déclenché différents processus d’harmonisation des services logistiques. De plus, le CHU se lançait dans la construction du nouveau complexe hospitalier, qui représentait alors un levier financier important. L’idée de rassembler les fonctions logistiques sur un site externe, dans un secteur industriel, nous est vite apparût avantageuse.
Nous avons fait le pari que, pour les mêmes coûts, nous pouvions moderniser nos équipements et les mettre au service de l’ensemble de nos cinq hôpitaux plutôt que d’un seul. La plateforme clinico-logistique (PCL) vient donc répondre aux besoins d’harmoniser et de mutualiser nos pratiques afin de gagner en efficience, que ce soit en termes d’équipements, de transports et de ressources humaines dans un contexte de pénurie de main-d’œuvre. »
achat-logistique.info : Quelle est sa superficie et quelles sont les activités concernées ?
Marie-Hélène Boulanger : « La plateforme clinico-logistique a une superficie de 8 500 mètres carrés. Les activités d’entreposage, de distribution, de reprographie, de pharmacie et de services alimentaires pour l’ensemble des cinq hôpitaux du CHU s’y retrouvent. »
achat-logistique.info : Combien de temps le projet a-t-il duré et depuis quand la plateforme est-elle en activité ?
Marie-Hélène Boulanger : « Le projet a démarré en 2015 avec une analyse de faisabilité, puis, ensuite, avec l’ébauche d’un programme fonctionnel et technique. S’en est suivi la phase de concept, où nous avons raffiné nos modes de fonctionnement et fait le choix des équipements, pour finalement procéder à l’élaboration des plans et devis préliminaires puis définitifs.
La construction a débuté en avril 2019 et s’est terminée en septembre 2020. Évidemment, la pandémie a rallongé les échéanciers de construction (au Québec, les chantiers de construction ont été fermés pendant 7 semaines au printemps 2020 en raison de la pandémie de COVID-19). L’activation se termine en ce moment avec la transformation des processus hôpital par hôpital, secteur par secteur. Nous estimons que la plateforme clinico-logistique sera pleinement fonctionnelle d’ici l’été 2021. Ce sera la première plateforme du genre au Canada ! »
achat-logistique.info : Le personnel a-t-il été associé à la conception de la plateforme ?
Marie-Hélène Boulanger : « Le projet a été élaboré en tenant compte de la philosophie lean, donc oui plusieurs membres des différentes équipes ont pris part au processus, que ce soit en participant à des ateliers kaizen, en cartographiant les processus actuels et les processus visés, en influençant la conception des plans, etc. Des magasiniers, des préposés aux services alimentaires, des techniciens, des pharmaciens, des gestionnaires, des cliniciens… ont participé à la démarche.
Mentionnons également le Réseau des ambassadeurs du changement, un regroupement constitué d’employés de tous les secteurs touchés par la PCL qui sont devenus en quelque sorte des personnes ressources pour leurs collègues. Les ambassadeurs ont généreusement partagé leurs idées et ont contribué à l’adhésion des équipes au projet. »
achat-logistique.info : De quelles innovations la plateforme bénéficie-t-elle ?
La pharmacie de la PCL
Marie-Hélène Boulanger : « Du côté de la pharmacie, trois SIR (systèmes intégrés robotisés) de la même technologie seront en fonction au même endroit, une première mondiale. Ces SIR préparent, entre autres, tout ce qui prévisible en termes de médicaments, comme les reservices 24 heures en doses uniques.
Du côté de l’entreposage et de la distribution, nous avons informatisé notre système d’entreposage par la mise en place d’un WMS (Wharehouse Management System) français et par l’intégration de deux VLM (Vertical Lift Modul). Finalement, les services alimentaires répondront désormais aux plus récentes normes HACCP (Hazard Analysis Critical Control Point) avec, entre autres, le principe de marche à l’avant. »
achat-logistique.info : Quel a été le montant de l’investissement pour le CHU ?
Marie-Hélène Boulanger : « La plateforme clinico-logistique représente un investissement de 70 millions de dollars (47 millions d’euros, NDR), compris dans le budget du nouveau complexe hospitalier. »
achat-logistique.info : Quel premier bilan pouvez-vous tirer de son usage ?
Marie-Hélène Boulanger : « Il est encore prématuré pour l’heure des bilans. Nous sommes en période d’activation, à changer progressivement nos modes de fonctionnement hôpital par hôpital. Il nous fera plaisir de vous en reparler ! »
achat-logistique.info : Quels conseils pourriez-vous donner à vos homologues français qui réfléchissent à un projet similaire ?
Marie-Hélène Boulanger : « Ne pas sous-estimer le temps requis pour l’appropriation des nouveaux outils, la formation et l’adaptation. Il faut se donner le temps nécessaire pour atteindre notre pleine performance.
Impliquer les employés dès le départ a été un bon coup et on le recommande : cela aide à l’appropriation et à l’adhésion au projet et permet d’éviter plusieurs erreurs terrain.
Dans un monde idéal, se garder une marge de manœuvre pour des agrandissements futurs serait souhaitable pour un projet de cette envergure ».
